İrsaliye Takibi: Şantiyeye Gelen Malzemeyi Doğru Kabul Etmenin 7 Kuralı

Bir malzemenin şantiyeye girdiği an, satınalma zincirinin en kısa ama en pahalı anıdır. Kamyon kapıdadır, şoför acele eder, şantiyede o sırada başka bir iş vardır. İrsaliye ayakta, kontrol edilmeden imzalanır. Eksik gelen 2 ton demir, hasarlı gelen 30 plaka ya da yanlış sınıfta gelen beton o imzayla "tam teslim" olarak kayda geçer.

Bu yazıda, şantiyeye gelen malzemeyi doğru kabul etmenin ve irsaliyeyi doğru takip etmenin yedi kuralını anlatıyoruz. Kurallar basittir; zor olan, her teslimatta uygulanmalarıdır. Bu yüzden her kuralın yanında sahada nasıl uygulanacağını da yazdık.

1. Siparişi bilmeden kabul yapılmaz

Malzemeyi teslim alan kişi, neyin sipariş edildiğini bilmiyorsa kontrol edecek bir şeyi de yoktur. İrsaliyede yazanla gelen malzemeyi karşılaştırır, ama irsaliyede yazanın siparişle aynı olup olmadığını bilemez.

Sahada nasıl uygulanır: Teslim alacak kişinin elinde, o gün gelmesi beklenen siparişlerin listesi olmalıdır: tedarikçi, malzeme, miktar. Bu liste sabah şantiye şefine iletilir ya da şefin telefonundan görülür. Fiyat bilgisi bu listede olmak zorunda değildir; sahada gerekli olan cins ve miktardır.

2. Saymadan, tartmadan, ölçmeden imza atılmaz

İrsaliyedeki miktar, tedarikçinin beyanıdır. Kabul eden kişinin işi bu beyanı doğrulamaktır. Doğrulama yöntemi malzemeye göre değişir:

• Tonla gelen malzeme (demir, profil): Kantar fişi istenir. Mümkünse bağ ve çubuk sayısı da kontrol edilir.
• Hacimle gelen malzeme (hazır beton, kum, çakıl): İrsaliyedeki miktar mikser ya da kamyon sayısıyla karşılaştırılır.
• Adetle gelen malzeme (tuğla, gazbeton, plaka): Palet sayısı ve palet başına adet kontrol edilir; açık paletler sayılır.
• Metreyle gelen malzeme (boru, kablo): Makara ya da boy sayısı kontrol edilir.

Her kalemi tek tek saymak her zaman mümkün değildir. Ama hiç saymamak ile örnekleme yapmak arasında büyük fark vardır. Bir paleti açıp saymak, tedarikçiye kontrol edildiğinizi de gösterir.

3. Malzemenin cinsini ve sınıfını kontrol edin

Miktar doğru olsa da malzeme yanlış olabilir. Ø16 yerine Ø14 demir, C30/37 yerine C25/30 beton, 18 mm yerine 15 mm plywood. Bu tür hatalar fark edilmeden kullanıldığında sorun, malzemenin kendisinden çok daha büyüktür.

Sahada nasıl uygulanır: İrsaliyedeki malzeme tanımı siparişteki tanımla kelimesi kelimesine karşılaştırılır. Demirde etiket, betonda irsaliyedeki sınıf ve santralden çıkış saati, paketli malzemede ürün kodu kontrol edilir. Hazır betonda santralden çıkış ile şantiyeye geliş arasındaki süre uzamışsa, döküm öncesinde yetkiliye bildirilir.

4. Eksiği ve hasarı irsaliyenin üzerine yazın

Eksik ya da hasarlı gelen malzeme için en etkili belge, teslim anında şoförün yanında irsaliyenin üzerine düşülen nottur. "18 ton teslim alındı, 2 ton eksik" ya da "6 plaka kırık, kabul edilmedi" gibi kısa bir not, şoförün imzası ya da en azından adıyla birlikte yazılır.

Hasar büyükse ya da tartışmalıysa ayrıca bir tutanak tutulur. Tutanakta tarih, saat, malzeme, miktar, hasarın tarifi ve tarafların imzası bulunur. Fotoğraf tutanağın parçasıdır.

Bu not yazılmadan imzalanan irsaliye, sonradan yapılacak her itirazı zayıflatır. Tedarikçi haklı olarak "teslim alırken bir şey söylemediniz" diyebilir.

5. İrsaliyenin fotoğrafını aynı anda çekin

İrsaliyenin asıl nüshası çoğu zaman şoförle gider, şantiyede kalan nüsha ise bir klasöre konur. Klasör dolar, kaybolur, şantiye taşınırken kolilere girer. Ay sonunda muhasebe faturayı eşleştirmek için irsaliye aradığında bulamaz.

Sahada nasıl uygulanır: İmza atıldıktan hemen sonra, notlarıyla birlikte irsaliyenin net bir fotoğrafı çekilir. Fotoğraf; tarih, tedarikçi ve sipariş bilgisiyle birlikte saklanır. Telefonun galerisinde değil, siparişin yanında durmalıdır. Hatıl'da belge yönetimi bunu teslim alma ekranının parçası yapar: fotoğraf çekildiği anda siparişe bağlanır.

6. Kimin teslim aldığı belli olsun

"Bekçi imzaladı", "kalıpçı ustası almış", "kimin aldığını bilmiyoruz". Bu cümleler, teslim almanın kimsenin işi olmadığı şantiyelerde duyulur. Teslim almak bir sorumluluktur ve bu sorumluluğun kime ait olduğu baştan belirlenmelidir.

Sahada nasıl uygulanır: Her şantiye için teslim almaya yetkili kişilerin kısa bir listesi yapılır. Listedeki kişiler yukarıdaki kuralları bilir. Yetkili olmayan biri malzemeyi karşılarsa, imza atmadan yetkiliyi çağırır. Kayıtta her teslimin yanında teslim alan kişinin adı yazar.

7. İrsaliye aynı gün kayda geçsin ve faturayla eşleşsin

Teslim alınan malzeme aynı gün kayda geçmezse, bilgi yine hafızaya kalır. Kayıt, hem satınalmanın siparişi kapatması hem de muhasebenin faturayı kontrol etmesi için gereklidir.

Fatura geldiğinde üç belge yan yana konur: sipariş, irsaliye ve fatura. Miktar ve tutar üçünde de tutuyorsa fatura ödeme takvimine alınır. Tutmuyorsa fark, ödemeden önce tedarikçiyle konuşulur. Bu kontrolü ödeme takviminizle nasıl birleştireceğinizi vade ve ödeme takibi yazımızda anlattık.

Malzemeye göre özel dikkat noktaları

Yedi kural her malzeme için geçerlidir; ama bazı kalemlerin kendine özgü riskleri vardır. Sık gelen malzemeler için teslim alan kişinin bilmesi gerekenler:

• İnşaat demiri: Çap ve boy, bağ etiketlerinden kontrol edilir. Kantar fişindeki ağırlık irsaliyeyle karşılaştırılır. Paslanma ya da bükülme varsa fotoğraflanır.
• Hazır beton: İrsaliyedeki beton sınıfı, miktar ve santralden çıkış saati kontrol edilir. Dökümden önce yetkili onay vermeden betona su eklenmez. Gerekli numune alımı şantiyenin kendi prosedürüne göre yapılır.
• Tuğla, gazbeton, briket: Palet sayısı ve palet başına adet kontrol edilir. Kırık ve çatlak oranı yüksekse ayrılır ve not edilir.
• Doğrama, kapı ve özel üretim kalemler: Ölçü, renk, açılım yönü ve aksesuarlar siparişteki listeyle tek tek karşılaştırılır. Bu kalemlerde hata, yeniden üretim ve haftalarca bekleme demektir.
• Elektrik ve tesisat malzemesi: Marka, model ve kesit ya da çap kontrol edilir. Eşdeğer ürün geldiyse, kabulden önce proje sorumlusunun onayı alınır.

Teslim almada sık yapılan hatalar

• Şoförün acelesine uymak: Kontrol birkaç dakika sürer; o birkaç dakika, sonradan günlerce sürecek bir tartışmayı önler.
• İmzayı "sonra kontrol ederiz" diyerek atmak: İmzadan sonra yapılan kontrolün hukuken ve ticari olarak değeri azalır.
• Eksiği sözlü bildirmek: Telefonla söylenen eksik, irsaliyede yazmadıkça kayıtta yoktur.
• Fotoğrafı şahsi telefonda bırakmak: Fotoğraf çekilmiş ama siparişle eşleştirilmemişse, aranan anda bulunmaz.
• Kısmi teslimatı tam saymak: Siparişin bir kısmı geldiğinde sipariş kapatılırsa, kalan miktarın takibi kaybolur.

Tedarikçiye nasıl bildirmeli?

Eksik ya da hasarlı teslim, aynı gün ve yazılı olarak tedarikçiye bildirilmelidir. Bildirimde sipariş numarası, irsaliye numarası, eksik ya da hasarlı miktar ve fotoğraflar yer alır. Satınalma, tedarikçiden eksik miktarın ne zaman tamamlanacağını ya da faturadan düşüleceğini yazılı olarak alır ve bu bilgiyi siparişin üzerine ekler. Böylece hem şantiye eksik malzemenin ne zaman geleceğini bilir hem de muhasebe faturayı doğru tutar üzerinden öder.

E-irsaliye kullanan tedarikçilerde ne değişir?

E-irsaliye, belgenin kaybolma riskini azaltır ve muhasebe tarafında eşleştirmeyi kolaylaştırır. Ama şantiyedeki fiziksel kontrolün yerini tutmaz. E-irsaliyede yazan miktar yine tedarikçinin beyanıdır; malzemenin sayılması, cinsinin kontrol edilmesi ve eksik ya da hasarın kayda geçmesi şantiyede yapılmak zorundadır.

E-irsaliye ile çalışırken de teslim anında eksik ve hasarı not edin, fotoğraf çekin ve bu kaydı e-irsaliyeyle eşleştirin. Böylece hem dijital belgeniz hem de sahadaki gerçek durum elinizde olur.

Teslim alan kişiyi nasıl hazırlamalı?

Kuralları bir kez anlatmak yetmez. Yeni bir şantiye açıldığında ya da teslim almaya yetkili yeni biri eklendiğinde, ilk birkaç teslimatı deneyimli biriyle birlikte yapmasını sağlayın. Hangi malzemede neye bakılacağını, eksiğin nasıl yazılacağını ve fotoğrafın nasıl çekileceğini sahada, gerçek bir kamyonun başında göstermek, en iyi eğitimdir.

Teslim alan kişiye yetki verdiğiniz kadar destek de verin. Şoförle tartışma çıktığında arayabileceği bir kişi, kararsız kaldığında soracağı bir numara olmalıdır. Desteksiz bırakılan kişi, çatışmadan kaçınmak için imzayı atar.

Malzeme kabul kontrol listesi

Aşağıdaki listeyi çıktı alıp şantiye kapısına ya da teslim alan kişinin telefonuna koyabilirsiniz:

1. Bu teslimatın siparişi hangisi? Tedarikçi, malzeme ve miktar elimde mi?
2. Miktarı saydım, tarttım ya da ölçtüm mü?
3. Malzemenin cinsi, sınıfı ve ebadı siparişle aynı mı?
4. Eksik ya da hasar var mı? Varsa irsaliyenin üzerine yazdım ve şoföre gösterdim mi?
5. İrsaliyenin notlarıyla birlikte fotoğrafını çektim mi?
6. Teslim alan olarak adım kayıtta mı?
7. Teslim bugün kayda geçti mi?

Sonuç

İrsaliye takibi, bir evrak işi gibi görünür ama aslında bir para işidir. Doğru kabul edilmeyen her teslimat, ya ödenmemesi gereken bir faturaya ya da şantiyede eksik malzemeye dönüşür. Yedi kuralın hiçbiri ekstra personel ya da büyük bir yatırım gerektirmez; yalnızca teslim anında birkaç dakikalık dikkat ister.

Malzeme takibinin bütününü kurmak için şantiyede malzeme takibi rehberimizi okuyabilir, teslim almanın telefondan nasıl yapıldığını görmek için mobil uygulama sayfamıza bakabilirsiniz.