İçeriğe geç
Hatıl
Ücretsiz Dene

Belge yönetimi

İrsaliye takibi ve şantiye evrak arşivi

İrsaliye, fatura ve tutanak telefon kamerasıyla taranır; ilgili siparişe, şantiyeye ve tedarikçiye bağlanır. Aradığınız belgeyi klasörde değil, kayıtta bulursunuz.

Ücretsiz DeneDemo İsteyin

Sorun

İrsaliye nerede?

Şantiyeye gelen irsaliye kamyon şoföründen bekçiye, bekçiden konteynerdeki klasöre geçer. Klasör dolar, yağmurda ıslanır, şantiye taşınırken bir koliye girer. Ay sonunda muhasebe faturayla irsaliyeyi eşleştirmeye çalıştığında eksik sayfalar çıkar.

Eksik irsaliye küçük bir sorun gibi görünür ama bedeli büyüktür. Gelmeyen malzemenin faturası ödenir, eksik teslim kanıtlanamaz, vergi incelemesinde belge aranır. Kâğıdın kendisi değil, kâğıda ulaşmak zordur.

Ofiste durum farklı değildir. Sözleşmeler bir dolapta, teklifler e-posta kutusunda, ruhsat ve projeler bir paylaşım klasöründedir. Bir belgeyi ararken önce nerede olabileceğini tahmin etmeniz gerekir.

Nasıl çalışır?

Adım adım

Belge, üzerinde işlem yapıldığı anda taranır ve doğru yere bağlanır.

  1. 1

    Tara

    Saha teslim alırken irsaliyenin fotoğrafını çeker. Uygulama kenarları bulur, belgeyi düzleştirir.

  2. 2

    Bağla

    Belge siparişe, şantiyeye ve tedarikçiye kendiliğinden bağlanır. Fatura geldiğinde aynı siparişe eklenir.

  3. 3

    Bul

    Belge no, tedarikçi, şantiye ya da tarihle aranır. Siparişten belgeye, belgeden siparişe geçilir.

  4. 4

    Paylaş

    Muhasebeci, işveren ya da denetçi için belgeler PDF olarak toplu indirilir ya da bağlantıyla paylaşılır.

Belge yönetiminde elinizde olanlar

  • Kamerayla tarama

    Telefonun kamerası tarayıcı olur. Kenar bulma ve düzleştirme otomatik.

  • Siparişle eşleşme

    İrsaliye ve fatura, ilgili siparişin altında durur. Ayrı klasör tutmazsınız.

  • Şantiye ve şirket arşivi

    Şantiyeye özel belgeler ve şirket genelindeki sözleşmeler ayrı arşivlerde.

  • Tutanaklar

    Eksik ya da hasarlı teslimde tutanak fotoğrafı teslim kaydına eklenir.

  • Arama

    Belge no, tedarikçi, şantiye, tür ve tarihle bulunur.

  • Yetkili paylaşım

    Belgeyi kimin görebileceği role göre belirlenir; dışarıyla bağlantı paylaşılabilir.

Belge, işin yapıldığı anda kayda girer

Belge arşivinin asıl sorunu belgeyi sonradan doğru yere koymaktır. Hatıl bunu tersine çevirir: irsaliye, malzemeyi teslim alan kişi tarafından, teslim alırken taranır. O anda hangi siparişe ait olduğu bellidir; kimse sonradan eşleştirmeye çalışmaz.

Fatura geldiğinde muhasebe aynı siparişi açar ve faturayı ekler. Sipariş, irsaliye ve fatura yan yana durur; miktar ya da tutar tutmuyorsa hemen görünür.

Kâğıt asılları saklamaya devam etmeniz gerekebilir; Hatıl yasal saklama yükümlülüklerinizi ortadan kaldırmaz. Ama bir belgeyi bulmak için koli açmanız gerekmez.

Belgeyi kimin görebileceğini rol belirler. Faturayı saha görmez; eksik teslim tutanağını satınalma ve yönetici görür. Dışarıdan biriyle paylaşmanız gerektiğinde süreli bir bağlantı oluşturursunuz.

Denetim ya da hakediş zamanı geldiğinde istenen belgeleri tek tek aramazsınız. Şantiyeyi ve tarih aralığını seçip ilgili irsaliye ve faturaları tek bir PDF dosyası olarak indirirsiniz.

Kimler için

Kimler kullanır?

SSS

Belge yönetimi hakkında sorular

Verilerimi kimler görebilir?

Verileriniz yalnızca şirketinizin hesabında tutulur. Her kullanıcı rolünün izin verdiği bilgiyi görür; kimin neyi ne zaman değiştirdiği kayıt altındadır. Kişisel verilerin işlenmesine dair ayrıntılar KVKK aydınlatma metnindedir.

Elimdeki Excel listelerini Hatıl'a aktarabilir miyim?

Evet. Tedarikçi ve malzeme listelerinizi Excel'den aktarabilirsiniz. Profesyonel pakette aktarımı ekibimiz uzaktan sizinle birlikte yapar, Kurumsal pakette yerinde kurulum yapılır.

Aboneliği iptal edersem ne olur?

Aylık abonelikte dönem sonuna kadar kullanmaya devam edersiniz. İptalden önce siparişlerinizi, belgelerinizi ve raporlarınızı Excel ve PDF olarak indirebilirsiniz.

E-irsaliye ve e-fatura ile çalışır mı?

E-irsaliye ve e-faturanın PDF'ini ya da görüntüsünü siparişe ekleyebilirsiniz. Entegratörünüzle doğrudan bağlantı Kurumsal paketteki entegrasyon kapsamında değerlendirilir.

Taradıktan sonra kâğıt aslını atabilir miyim?

Yasal saklama süreleri ve asıl belge yükümlülükleri için mali müşavirinize danışın. Hatıl belgeye hızlı ulaşmanızı sağlar; saklama yükümlülüğünü değiştirmez.

Hangi belgeleri saklayabilirim?

İrsaliye, fatura, tutanak, teklif, sözleşme, ruhsat ve proje çizimleri gibi belgeleri fotoğraf ya da PDF olarak yükleyebilirsiniz. Her belge bir şantiyeye ya da şirket arşivine, isterseniz bir siparişe bağlanır.

Bir sonraki siparişinizi Hatıl'da açın.

30 gün ücretsiz deneyin. Saha ekibinizi ekleyin, ilk talebi oluşturun, teslimatı telefondan alın. Sorunuz olursa WhatsApp'tan yazın.

Ücretsiz DeneWhatsApp ile yazın

Konuyla ilgili yazılar

Diğer özellikler

WhatsApp ile yazın